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Pièces administratives

pièces admins

En tant qu'organisme de formation, vous devez fournir certaines pièces justificatives à AKTO-Réseau FAF.TT pour tous les projets de formation portés par la branche du Travail Temporaire.

Pour chaque dispositif de formation, un certain nombre de pièces est à fournir par l'entreprise de travail temporaire (cf paragraphe " Process administratif" en bas de nos fiches dispositif")

Parmi ces pièces à fournir par nos entreprises, certaines proviennent directement de vous, organisme de formation :

  • Convention de formation
  • Certificat de réalisation
  • Programme de formation 
  • ...

De nouvelles règles suite à la réforme de la formation

La réforme de la formation 2018 a défini de nouvelles règles concernant les pièces administratives et le contrôle de service fait.

De plus, les règles RGPD (Règlement Général à la Protection des Données) imposent des obligations dans la gestion des documents fournis par les entreprises et les organismes de formation.

AKTO-Réseau FAF.TT, vous informe que son Conseil d'Administration du 21 mars 2019 a adopté de nouvelles règles de gestion administrative.

Les prestataires de formation sont concernés par de nouvelles modalités à intégrer dans leur process de gestion administrative :

  • Deux documents cibles : la convention de formation et le certificat de réalisation de la formation,
  • Tous les dossiers ne respectant pas ces dispositions en vigueur depuis le 1er juin 2019 seront refusés. 

Les documents concernés par des modifications sont :  

1) La convention de formation

  • Pour les actions de formation, dans le cas où l'action est demandée en remboursement à AKTO - Réseau FAF.TT la convention conclue entre l’entreprise et l’organisme qui la dispense peut être remplacée par un devis ou un bon de commande approuvés*. Dans ce cas, les documents doivent reprendre toutes les mentions obligatoires de la convention.

Les mentions obligatoires supplémentaires sont les suivantes :

- L'intitulé de formation,
- Les objectifs,
- Le contenu de l'action,
- Les moyens prévus,
- La durée et les dates de réalisation,
- Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action,
- Le prix et les modalités de règlement.

Concernant les actions de formation en tout ou partie à distance, il faut rajouter les mentions suivantes :

- Le descriptif de l’assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner l’apprenant dans le déroulement de son parcours,
- Descriptif des activités pédagogiques à effectuer à distance et leurs durées moyennes estimées,
- Les évaluations qui jalonnent ou terminent l’action.

*A noter : l'article D 6353-1 du code du travail ne vise que les actions de formation. Les conventions concernant les autres actions de développement des compétences notamment les bilans de compétences ne peuvent être remplacées par des bons de commandes ou des devis approuvés.

  • Pour les bilans de compétence

La convention conclue entre l’employeur, le salarié et l’organisme** prestataire du bilan de compétences comporte les mentions obligatoires suivantes :

- L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, les modalités de déroulement et de suivi du bilan ainsi que les modalités de remise des résultats détaillés et du document de synthèse.
- Le prix et les modalités de règlement.


** Article R6313-8 du code du travail

2) Le certificat de réalisation remplace l’attestation de présence

Le certificat de réalisation doit être nominatif et individuel.

Un modèle officiel de « Certificat de réalisation » – de formation – a été créé par le ministère du Travail afin d’harmoniser les pratiques entre les opérateurs de compétences (OPCO) et les entreprises, les organismes de formation et centre de formation d’apprentis (CFA) .

Le certificat de réalisation est un document officiel établi par tout dispensateur d’une action de développement des compétences (action de formation, bilan de compétences, action VAE et action de formation par apprentissage) afin de justifier de sa réalisation. Il doit être produit quelque soit la modalité pédagogique mise en œuvre : formation en présentiel, formation à distance, action de formation en situation de travail…

A noter :

  • en cas de formation de longue durée, il est possible d’établir périodiquement des certificats de réalisation partiels
  • les prestataires devront conserver tous les justificatifs de réalisation des actions et activités


Ce modèle de certificat de réalisation est à votre disposition en bas de cette page.

Les autres pièces, notamment la facture, ne sont pas modifiées, elles doivent être transmises selon les règles de chaque dispositif.

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Mis à jour le 27/04/2020

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