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FAQ Qualité de l'offre de formation

Toutes nos réponses à vos questions sur le référencement dans Data dock


1. A quoi sert Data dock ?

Plusieurs OPCA et FONGECIF ont lancé la création d’un «entrepôt de données» nommé Data dock. Cet outil permet : - aux organismes de formation de déposer les éléments de preuves correspondant aux 6 critères du décret déclinés dans un référentiel de 21 indicateurs, - aux financeurs d'évaluer la conformité des organismes par rapport aux 6 critères du décret qualité. Les financeurs prennent ensuite appui sur les déclarations saisies sur Data dock pour constituer leur catalogue de référence. Pour accéder à la liste des financeurs membres du Data dock, cliquer ici.

2. Combien de temps dure l'enregistrement dans le Data dock ?

Le statut d’OF enregistré et validé dans le Data dock est pérenne et ne peut être remis en cause que suite à un contrôle ou une alerte remontée d’un ou plusieurs financeurs et/ou du CNEFOP. Les éléments de preuves fournis par les organismes de formation n’ont pas de durée de validité définie. De par leur enregistrement dans le Data dock, les organismes de formation s’engagent formellement à mettre à jour les informations au fil de l’eau.

3. Qui pourra consulter le Data dock ?

Chaque prestataire de formation aura accès à ses propres données. Il n'aura pas accès aux données saisies par un autre prestataire de formation. Seuls les financeurs pourront consulter les données saisies par l'ensemble des prestataires de formation dans Data dock.

4. Que se passe-t-il si les organismes de formation n'ont pas le temps de finir leur saisie ?

La saisie des informations ainsi que le dépôt des éléments de preuves peuvent se faire en plusieurs temps. Les organismes de formation valident leur déclaration lorsqu'ils ont renseigné l'ensemble des éléments demandés sur Data dock.

5. Quel interlocuteur contacter si on ne comprend pas ce qui est demandé ?

Une hotline, appui technique à la saisie des données, est joignable au 09.77.40.55.20 du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00.

6. Comment s'organise le référencement ?

Le référencement se fait en deux temps. Dans un premier temps, les membres du Data dock vérifient la déclaration des organismes de formation sur Data dock. Si toutes les informations ont bien été saisies et sont conformes aux exigences du décret, les organismes obtiennent le statut "référençables". Dans un second temps, chaque financeur intègre les organismes de formation référençables dans son catalogue de référence, en fonction de ses règles et critères. En 2017, le FAF.TT procédera en priorité au référencement des organismes pour lesquels une demande de prise en charge a été déposée, puis au référencement des organismes de formation avec lesquels il travaille de manière habituelle.

7. Comment un prestataire de formation sera-t-il informé de son référencement par un financeur ?

Chaque financeur définit ses modalités d'information auprès des organismes qu'il référence. Le FAF.TT informera par email les organismes référencés dans son catalogue. Par ailleurs, ce catalogue de référence sera mis à la disposition des entreprises et des salariés sur le site du FAF.TT d'ici la fin du 1er semestre 2017. Ce catalogue sera enrichi en flux.

8. Quelle sera la durée de validité du référencement ?

Chaque financeur définit sa politique qualité ainsi que les durées de validité de référencement des organismes de formation présents dans son catalogue.

9. Dans quels cas un prestataire de formation pourrait-il se faire déréférencer ?

Le déréférencement par un financeur peut intervenir par exemple suite à un contrôle. Les conditions seront définies par chaque financeur.

10. Quels organismes de formation sont concernés ?

Afin d’assurer une équité de traitement entre tous les organismes de formation, tous les prestataires, quelles que soient leur taille ou leurs modalités pédagogiques d’intervention, sont concernés. Les accords de partenariat préalables qu’ils auraient pu passer avec des financeurs ne suffiront pas à justifier de la qualité de leurs prestations, et ne les inscriront pas automatiquement dans le catalogue de référence du financeur concerné.

11. Les centres de bilans de compétences sont-ils également concernés ?

Les centres de bilans de compétences doivent effectivement s'enregistrer dans le Data dock pour être référençables et être mis en lisibilité sur le catalogue de référence de chaque financeur.

12. Quelle réponse apporter aux Services de Formation Interne (SFI) ?

Seules les entreprises qui forment leurs propres salariés ne sont pas impactées par la nouvelle réglementation. Elles ne sont d'ailleurs pas censées être dotées d'un NDA puisque celui-ci n'est exigé qu'à partir du moment où l'entreprise forme d'autres salariés que les siens. Cela signifie qu'au sein d'un même groupe, une entreprise qui forme ses salariés mais également ceux des filiales a bien l'obligation de respecter le décret qualité (donc le passage par le Data dock) dès lors qu'elle sollicite des prises en charge auprès d'un financeur de la FPC. Cette entreprise doit au demeurant être dotée d'un NDA.

13. Comment se déroule la période de transition de 6 mois ?

La période de transition s’étend du 1er janvier au 30 juin 2017. Elle permet d’éviter un blocage du système au 1er janvier, et de respecter l’engagement d’accompagner les organismes de formation dans le processus. Pendant cette période, les actions de formation continueront donc à être financées, quelle que soit leur date de fin, et que l’organisme de formation soit inscrit sur le Datadock ou pas. Après le 30 juin 2017, un prestataire devra être référencé pour que son action de formation soit prise en charge par le financeur.

14. Les entreprises sont-elles informées de la période de transition de 6 mois ?

Oui.

15. Les organismes de formation devront-ils impérativement répondre aux 21 indicateurs ?

Tous les organismes de formation ne sont pas forcément concernés par les 21 indicateurs. Ils devront simplement préciser dans Data dock qu’ils ne sont « pas concernés » par cet indicateur.

16. Quelles formes doivent prendre les éléments de preuve ? Des modèles seront-ils proposés ?

Il n'y a pas de formalisme ou de normes définis à l'avance. Chaque prestataire de formation sera ainsi libre de proposer des éléments descriptifs correspondant à la réalité de leur pratique. Il est recommandé d'être précis et synthétique. Ces éléments serviront de base aux contrôles qui auront lieu ultérieurement. Si les éléments communiqués ne sont pas jugés conformes, le prestataire de formation en sera informé et pourra déposer de nouveaux éléments de preuves.

17. Les organismes de formation doivent-ils communiquer tous leurs programmes de formation ?

Non, ils ne doivent déposer qu'un échantillon de programmes de formation. Le référencement porte sur un prestataire de formation, pas sur ses actions de formation.

18. Quelle procédure les organismes de formation détenteurs d’une certification reconnue par le CNEFOP devront-ils suivre ?

Les organismes de formation certifiés ou labellisés par un organisme référencé par le CNEFOP suivront une procédure simplifiée de référencement. Le circuit classique sur Data dock impose le parcours suivant à l’organisme de formation : inscription, description des indicateurs, téléchargement des éléments de preuves liés aux indicateurs, analyse de la déclaration par un financeur. L’OF devient alors référençable s'il est conforme aux indicateurs. Les OF labellisés bénéficient d'une procédure simplifiée et sont dispensés du téléchargement des éléments de preuves ainsi que de la description des indicateurs. Ils devront par contre fournir la preuve de leur labellisation. Les organismes labellisés peuvent néanmoins s'ils le souhaitent procéder à la description des indicateurs et au dépôt des modes de preuves associés.

19. Une certification ou une labellisation en cours sera-t-elle prise en compte ?

La période de transition de 6 mois devrait permettre aux organismes de formation dont la certification est en cours d'obtenir celle-ci avant l'étude de leur demande de référencement par les financeurs sur le Data dock. Au-delà de la période de transition, les organismes dont la certification est en cours devront joindre les éléments de preuves associés aux indicateurs.

20. Quand un prestataire de formation est organisé en réseau et que certains établissements sont certifiés mais qu'ils ne le sont pas tous, qu'en est-il des éléments de preuves ?

Si la certification ne couvre pas tous les établissements, le prestataire est alors tenu de faire une déclaration pour les établissements non certifiés / labellisés.

21. Les organismes de formation répondant aux appels à projets devront-ils être inscrits sur le Data dock ?

Oui.

22. Quand un organisme sous-traite des formations à d'autres prestataires de formation, ces autres organismes doivent-ils être inscrits sur Data dock ?

C'est le prestataire porteur de la convention de formation qui sera responsable de la qualité des formations, y compris quand elles sont réalisées par un prestataire sous-traitant.

23. Quelle sera l'obligation des prestataires de formation au regard du critère n°4 du décret quand il fait intervenir des vacataires ?

Le prestataire de formation aura l'obligation de faire intervenir des vacataires qualifiés, mais n'aura pas l'obligation d'organiser leur formation continue. Ce sont les vacataires qui devront apporter les justificatifs concernant leur propre formation. Il n'en reste pas moins possible pour le prestataire de formation de prévoir un temps d'intégration des formateurs vacataires ou indépendants, avec par exemple la prise en main d'outils pédagogiques.

24. Comment saisir les informations dans le Data dock quand différents prestataires de formation font partie d'un même réseau ?

Chaque prestataire doit s'enregistrer dans le Data dock en saisissant son propre numéro SIREN et numéro de déclaration d'activité.

25. Comment saisir les informations dans le Data dock quand on a plusieurs établissements ? Plusieurs sites ?

Le prestataire doit enregistrer son établissement principal dans le Data dock.

26. Dans le cadre du CIF, pourquoi les organismes de formation doivent-ils s'enregistrer au plus tard en avril 2017 ?

Le FAF.TT incite les organismes de formation prestataires dans le cadre du CIF à s’enregistrer au plus vite sur Data dock de manière à ce que nous puissions prioriser l’analyse de leurs déclarations. Par exemple, pour une formation débutant en septembre 2017, la date limite de dépôt des dossiers de demande de prise en charge est fixée au 11 mai 2017. Il est donc très fortement conseillé aux organismes de s’enregistrer dans les délais liés à l’examen des dossiers CIF.